Synchronisatie tussen WISA en Bingel instellen

Gebruik je WISA als administratief pakket? Dan kun je voor schooljaar 2021-2022 een automatische synchronisatie instellen. Dat betekent:

  • Nieuwe leerlingen in WISA worden in Bingel in de juiste klas geplaatst.
  • Leerlingen die van klas veranderen worden automatisch in Bingel aangepast.
  • (Leerlingen die in WISA uitgeschreven worden, worden in Bingel verplaatst naar de klas "Schoolverlaters".) = momenteel nog niet actief.
  • De leerlingfiche in Bingel Zorg wordt aangevuld met relevante data uit WISA.
De feitelijke synchronisatie tussen de WISA- en Bingelservers loopt 's nachts. Nieuwe leerlingen of wijzigingen die je maakt in WISA, zullen pas de volgende dag in Bingel verschijnen.

1. Voorwaarden voor een geldige synchronisatie

  1. De Bingel-token moet in WISA met het juiste instellingsnummer gekoppeld zijn. Deze token wordt je bezorgd via e-mail.
  2. De klassen:
    1. Zorg dat de klassen in Bingel exact dezelfde naam (= klascode) hebben als in WISA. Zo niet zullen de leerlingen niet gesynchroniseerd worden. Elke letter en spatie telt!
    2. Voor de kleuterklassen voeg je in Bingel het achtervoegsel #K0, #K1, #K2 of #K3 toe (werkwijze). In WISA laat je dit achtervoegsel weg.
    3. De klas moet in WISA een geldig leerjaar en vakkenpakket toegewezen krijgen.
    4. Kleuterklassen aanduiden met graad "NVT" en een getal (0-3) bij leerjaar.
  3. De leerlingfiche in WISA moet deze gegevens bevatten:
    1. Naam
    2. Voornaam
    3. Geslacht
    4. Geboortedatum
    5. Klas
    6. Klasnummer (mag niet 0 zijn)
    7. Rijksregisternummer
  4. In Bingel staat op rij 1 in een lege kolom de klas "Schoolverlaters".
Opgelet: alle wijzigingen moeten in WISA gebeuren. Je mag dus geen wijzigingen uitvoeren in het Bingel leerlingenbeheer noch leerlingen opladen met een Excel-lijstje!

Belangrijke opmerkingen

  • Indien je leerlingen in een klas plaatst die pas later instappen, dan kun je vermijden dat ze al in Bingel verschijnen door ze geen klasnummer te geven of klasnummer 0. Pas als ze een klasnummer krijgen in WISA, zullen ze in Bingel gesynct worden.
  • Wees voorzichtig met het wijzigen van de klasnummers in WISA na 1 september. De leerlingen melden zich aan in Bingel met hun klasnummer en bij wijzigingen (in WISA en dus ook in Bingel door de sync) zullen ze zich niet meer kunnen aanmelden. Breng de klasleraar op de hoogte dat er nieuwe klasnummers zijn toegekend.

2. Scholen die in 2020-2021 reeds gebruik maakten van de WISA sync:

  1. Je krijgt van ons een token. Je hoeft de aanvraag dus niet meer in te vullen.
  2. Deze token dien je in te vullen in WISA via het scherm Schoolstructuur – Instellingen – Fiche – tabblad Extra - Bingel.
  3. Vink de optie "Synchronisatie actief" aan. Hiermee activeer je de Bingel synchronisatie.
Optie "E-mailgegevens hoofding i.p.v. adres": als je dit aanvinkt, worden de telecomgegevens van de hoofdfiche van de leerling ipv de telecomgegevens van bij de adressen (adres vader, adres moeder, adres voogd,..) gesynchroniseerd. Wil je dus de contactgegevens van het gezin, zet het vinkje aan.
Om dit scherm te kunnen openen, moet je voldoende rechten hebben. Indien je niet voldoende rechten hebt, vraag je dit best aan een databankbeheerder of de Wisa helpdesk.

3. Scholen die vanaf 2021-2022 starten met de WISA sync:

  1. Bezorg ons volgende informatie:
    1. Naam en adres van de school
    2. Instellingsnummer(s) (per vestiging indien van toepassing)
    3. Vestigingen (indien van toepassing) bv. 01, 02
    4. Bingel schoolcode(s)
Indien je meerdere Bingelomgevingen, vestigingen of instellingsnummers hebt, gelieve dit goed te documenteren.
  1. Als de aanvraag is bevestigd, bezorgen wij je een token.
  2. Deze token dien je in te vullen in WISA via het scherm Schoolstructuur – Instellingen – Fiche – tabblad Extra - Bingel.
  3. Vink de optie "Synchronisatie actief" aan. Hiermee activeer je de Bingel synchronisatie.
Optie "E-mailgegevens hoofding i.p.v. adres": als je dit aanvinkt, worden de telecomgegevens van de hoofdfiche van de leerling ipv de telecomgegevens van bij de adressen (adres vader, adres moeder, adres voogd,..) gesynchroniseerd. Wil je dus de contactgegevens van het gezin, zet het vinkje aan.
Om dit scherm te kunnen openen, moet je voldoende rechten hebben. Indien je niet voldoende rechten hebt, vraag je dit best aan een databankbeheerder of de Wisa helpdesk.

4. Vragen

Ik heb geen token ontvangen?

Stuur een email naar bingel@vanin.be met de nodige informatie (zie hfst 3). Je ontvangt altijd 1 token per Bingelomgeving.

De (kleuter)klassen in Bingel zijn niet gesynct?

Zorg dat de (kleuter)klassen in WISA correct geconfigureerd zijn (zie hfst 1). Met de juiste instellingen zullen ze de volgende dag verschijnen.

In sommige klassen ontbreken leerlingen?

Momenteel is het rijksregisternummer van de leerling de unieke sleutel om te syncen tussen Bingel en WISA. Leerlingen zonder of leerlingen die in meerdere scholen zijn ingeschreven (niet uniek) verschijnen niet in de sync. We werken aan een oplossing.

Leerlingen zonder klasnummer (of nr 0) worden ook overgeslagen in de sync. Controleer dus of de leerling in WISA een klasnummer en een rijksregisternummer kreeg toegekend.

Er werden al leerlingen in Bingel toegevoegd door de school zonder op de sync te wachten?

Neem meteen contact op. De WISA sync kan niet werken met leerlingen die al in Bingel zijn opgeladen.

Hoe configureer ik graadsklassen?

Dit schooljaar worden graadsklassen jammer genoeg technisch niet ondersteund. Dat betekent dat je ofwel de groepen in de klas hetzelfde leerjaar toekent ofwel je de klas splitst in 2 aparte klassen.


Was deze informatie nuttig?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)