Leerlingen activeren in Bingel Zorg

Leerlingen aangemaakt in Bingel hebben de status "nieuw". Niet geactiveerde leerlingen zullen volgend schooljaar niet meer bruikbaar zijn. Om leerlingen correct over de schooljaren heen te kunnen identificeren, moeten ze daarom geactiveerd worden in het beheer van Bingel Zorg.

Leerlingen worden geactiveerd door een rijksregisternummer en geboortedatum toe te kennen. Wij mogen het rijksregisternummer niet bewaren (GDPR), daarom moet het elk schooljaar opnieuw toegevoegd worden.

In samenspraak met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) hebben we gezocht naar een manier om data op een veilige manier te versleutelen. Het rijksregisternummer is de enige unieke parameter om een kind te identificeren op een veilige manier. Dit nummer wordt gepseudonimiseerd versleuteld. Ook een BIS-nummer wordt aanvaard als geldige identificatie.
Het rijksregisternummer van een leerling kun je opvragen bij het Vlaams Ministerie van Onderwijs (DISCIMUS) of via je administratief pakket.

Inhoud

Zo lang niet alle leerlingen geactiveerd zijn, verschijnt volgende boodschap in Bingel Zorg:

Werkwijze 1 (in bulk):

  1. Klik in het startscherm op de tegel "Zorg". Je kunt gelijk waar in Bingel het startscherm oproepen door links bovenaan op  te klikken.
  2. Ga terug naar het startscherm en klik op de tegel "Beheer".
  3. Klik in de linker zijbalk op het onderdeel "Zorg".
  4. Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden":

Status

Beschrijving

Nieuw

Deze leerlingen werden aangemaakt in Bingel, maar hun rijksregisternummer werd nog niet toegekend.

Geblokkeerd

Om gegevensverlies te vermijden worden deze leerlingen verborgen tot hun rijksregisternummer wordt ingegeven.

Rijksregisternummer niet gekend

Deze leerlingen hebben geen Belgisch rijksregisternummer.

Actief

Deze leerlingen zijn actief. Geen verdere actie vereist.

Onverwachte naamswijziging

De naam van de leerling werd gewijzigd of overschreven. Deze wijziging moet eerst gecontroleerd worden door Bingel om fouten te vermijden.

  1. Klik op de knop "Lijst downloaden".
  2. Er wordt een Excel-bestand gedownload. Open dit bestand en vul de rijksregisternummers en geboortedata aan.
Werkwijze om de geboortedata en rijksregisternummers met de functie =VERT.ZOEKEN in Excel te koppelen.
Het rijksregisternummer wordt vanwege de privacywetgeving nooit geëxporteerd, en zal dus steeds blanco zijn.
Werk je met Bingel in meerdere scholen? Controleer of je in de correcte school aan het werken bent.
  1. Bewaar het Excel-bestand en klik op stap 2 "Gegevens opladen".
  2. Klik in het veld "Bestand" en selecteer je Excel-bestand.
  3. Klik op de knop "Opslaan".
  4. Check in stap 3 of de juiste gegevens bij de juiste bestemming horen (indien nodig).
  5. Klik op de knop "Opslaan".
  6. Resultaat: de status van de leerlingen met een geldig rijksregisternummer zal wijzigen naar "actief".
Het opladen van de gegevens kan in meerdere keren verlopen. Je kunt het bestand onbeperkt opnieuw opladen. Telkens je het bestand oplaadt, worden enkel nieuwe en aangepaste gegevens bewaard. Er worden nooit gegevens verwijderd, ook niet als je de lijst blanco oplaadt.
Enkel het rijksregisternummer, geboortedatum en geslacht worden op deze werkwijze bijgewerkt. Andere aanpassingen (zoals naam leerling of klasgroep) gebeuren via het beheer in Bingel.
Kijk in je pakket leerlingenadministratie na of je een export in Excel-formaat kunt vinden waarin je de nodige gegevens kunt downloaden. Werkwijze om de geboortedata en rijksregisternummers met de functie =VERT.ZOEKEN in Excel te koppelen.
Klasnummers uit Bingel en je pakket leerlingenadministratie komen niet overeen? Geen probleem, je mag dat voor deze actie negeren. Bij het opladen wordt er enkel gekeken naar de "Unieke identificatie".

Werkwijze 2 (via de fiche van de leerling):

Rijksregisternummer nog niet gekend? Dan kun je dit ook op een later tijdstip handmatig ingegeven via de fiche van de leerling.

Iedereen die rechten heeft om de fiche te bewerken, kan deze aanpassingen uitvoeren.

Wat met leerlingen zonder rijksregisternummer?

Elk kind heeft recht op onderwijs. Daarom kunnen scholen ook leerlingen inschrijven waarvan het rijksregisternummer niet gekend is (bv. met documenten uit het land van herkomst of zonder officiële documenten).

Een leerling met status "Rijksregisternummer niet gekend" bestaat enkel gedurende het huidige schooljaar. Volgend schooljaar zal het voor deze leerling niet mogelijk zijn om historische zorggegevens te bekijken.
Om historische gegevens van deze leerling op te halen dien je de naam van de leerling aan de helpdesk door te geven.

Om in Bingel Zorg deze leerlingen te activeren gebruik je de optie "Rijksregisternummer niet gekend".

Werkwijze:

  1. Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden":
  2. Klik onderin het venster op de link "Leerlingen met rijksregisternummer niet gekend beheren".
  3. Selecteer bovenaan rechts het juiste schooljaar en eventueel de klas (indien nodig):
  4. Klik op de knop "Bewerken" naast de leerling.
  5. Kies de optie "Deze leerling heeft geen rijksregisternummer" en klik op de knop "Opslaan".
  6. Klik in het volgende venster op "Ja".
  7. De status van de leerling zal wijzigen naar "Rijksregisternummer niet gekend".

Leerling deblokkeren met een onverwachte naamswijziging

In Bingel zorg is het uiteraard zeer belangrijk dat de zorgdata van elke leerling correct wordt bewaard. Daarom staan we niet toe dat in Bingel beheer > klassen en leerlingen de naam van een leerling wordt aangepast of overschreven.

Indien er een kleine wijziging is bv. een accentje of een koppelteken, dan zal Bingel dit vrijwel altijd goedkeuren en zal de leerling snel gedeblokkeerd worden.

Indien er een grote wijziging is gedetecteerd bv. de naam van de leerling wordt overschreven door de naam van een andere leerling, dan neem je contact op met de Bingel helpdesk om dit na te kijken.


Was deze informatie nuttig?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)