Leerlingen activeren in Bingel Zorg

Leerlingen aangemaakt in Bingel hebben in Bingel Zorg de status "nieuw". Niet geactiveerde leerlingen zullen volgend schooljaar niet meer bruikbaar zijn. Om leerlingen correct over de schooljaren heen te kunnen identificeren, moeten ze daarom geactiveerd worden in het beheer van Bingel Zorg.

Leerlingen worden geactiveerd door rijksregisternummer en geboortedatum toe te kennen.

In samenspraak met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) hebben we gezocht naar een manier om data op een veilige manier te versleutelen. Het rijksregisternummer is de enige unieke parameter om een kind te identificeren op een veilige manier. Dit nummer wordt gepseudonimiseerd versleuteld. Ook een BIS-nummer wordt aanvaard als geldige identificatie.
Het rijksregisternummer van een leerling kun je opvragen bij het Vlaams Ministerie van Onderwijs (DISCIMUS) of via je administratief pakket.
Zo lang niet alle leerlingen geactiveerd zijn, verschijnt volgende boodschap in Bingel Zorg:

Werkwijze 1 (in bulk):

Ideaal voor de start van het schooljaar. Voor instappers kies je beter werkwijze 2 of 3.
  1. Klik in het startscherm op de tegel "Zorg". Je kunt gelijk waar in Bingel het startscherm oproepen door links bovenaan op  te klikken.
  2. Ga terug naar het startscherm en klik op de tegel "Beheer".
  3. Klik in de linkerzijbalk op het onderdeel "Zorg".
  4. Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden":

Status

Beschrijving

Nieuw

Deze leerlingen werden aangemaakt in Bingel, maar hun rijksregisternummer werd nog niet toegekend.

Geblokkeerd

Om gegevensverlies te vermijden worden deze leerlingen verborgen tot hun rijksregisternummer wordt ingegeven.

Rijksregisternummer niet gekend

Deze leerlingen hebben geen Belgisch rijksregisternummer. Deze status blijft de rest van het schooljaar behouden. Volgend schooljaar kun je opnieuw een RR toevoegen.

Actief

Deze leerlingen zijn actief. Geen verdere actie vereist.

Onverwachte naamswijziging

De naam van de leerling werd gewijzigd of overschreven. Indien de naamswijziging correct is, neem je contact op zodat de leerling gedeblokkeerd kan worden. Indien de naamswijziging niet correct is, dien je de naam te herstellen zoals die daarvoor in Bingel stond.

  1. Klik op de knop "Lijst downloaden".
  2. Er wordt een Excel-bestand gedownload. Open dit bestand en vul de rijksregisternummers en geboortedata aan.
Werkwijze om de geboortedata en rijksregisternummers met de functie =VERT.ZOEKEN in Excel te koppelen.
Het rijksregisternummer wordt vanwege de privacywetgeving nooit geëxporteerd, en zal dus steeds blanco zijn.
Werk je met Bingel in meerdere scholen? Controleer eerst of je in de correcte school aan het werken bent.
  1. Bewaar het Excel-bestand en klik op stap 2 "Gegevens opladen".
  2. Klik in het veld "Bestand" en selecteer je Excel-bestand.
  3. Klik op de knop "Opslaan".
  4. Check in stap 3 of de juiste gegevens bij de juiste bestemming horen (indien nodig).
  5. Klik op de knop "Opslaan".
  6. Resultaat: de status van de leerlingen met een geldig rijksregisternummer zal wijzigen naar "actief".
Het opladen van de gegevens kan in meerdere keren verlopen. Je kunt het bestand onbeperkt opnieuw opladen. Telkens je het bestand oplaadt, worden enkel nieuwe en aangepaste gegevens bewaard. Er worden nooit gegevens verwijderd, ook niet als je de lijst blanco oplaadt.
Enkel het rijksregisternummer, geboortedatum en geslacht worden op deze werkwijze bijgewerkt. Andere aanpassingen (zoals naam leerling of klasgroep) gebeuren via het beheer in Bingel.
Kijk in je pakket leerlingenadministratie na of je een export in Excel-formaat kunt vinden waarin je de nodige gegevens kunt downloaden. Werkwijze om de geboortedata en rijksregisternummers met de functie =VERT.ZOEKEN in Excel te koppelen.
Klasnummers uit Bingel en je pakket leerlingenadministratie komen niet overeen? Geen probleem, je mag dat voor deze actie negeren. Bij het opladen wordt er enkel gekeken naar de "Unieke identificatie".

Werkwijze 2: via de fiche van de leerling:

Nieuwe instappers? Dan kun je het RR ook ingeven per leerling via de fiche van de leerling.

  1. Klik in het startscherm op de tegel "Zorg". Je kunt gelijk waar in Bingel het startscherm oproepen door links bovenaan op  te klikken.
  2. Klik op de naam van de nieuwe leerling.
  3. Klik op de tab "Fiche".
  4. Klik op de blauwe knop "Bewerken".
  5. Vul geslacht, RR en geboortedatum aan.
  6. Klik op de knop "Opslaan".
Enkel wie rechten heeft om de fiche te bewerken, kan deze aanpassingen uitvoeren.

Werkwijze 3: via RR niet gekend beheren

Nieuwe instappers kun je filteren om snel het RR, geboortedatum en geslacht aan te vullen.

  1. Klik in het beheer in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden":
  2. Klik onderin het venster op de link "Leerlingen met rijksregisternummer niet gekend beheren".
  3. Verwijder de geselecteerde klas (= leeg dus):
  4. Klik op de kolomtitel "Status".
  5. Kies "Nieuw".
  6. Enkel de nieuwe leerlingen worden nu getoond.
  7. Klik op de knop "Bewerken" naast de leerling.
  8. Vul geslacht, RR en geboortedatum aan.
  9. Klik op opslaan en herhaal de stappen voor de volgende leerling (indien nodig).

Wat met leerlingen zonder rijksregisternummer?

Elk kind heeft recht op onderwijs. Daarom kunnen scholen ook leerlingen inschrijven waarvan het rijksregisternummer niet gekend is (bv. met documenten uit het land van herkomst of zonder officiële documenten).

Een leerling met status "Rijksregisternummer niet gekend" bestaat enkel gedurende het huidige schooljaar. Volgend schooljaar zal het voor deze leerling niet mogelijk zijn om historische zorggegevens te bekijken.
Om historische gegevens van deze leerling op te halen dien je de naam van de leerling aan de helpdesk door te geven.

Om in Bingel Zorg deze leerlingen te activeren gebruik je de optie "Rijksregisternummer niet gekend".

Werkwijze:

  1. Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden":
  2. Klik onderin het venster op de link "Leerlingen met rijksregisternummer niet gekend beheren".
  3. Selecteer bovenaan rechts het juiste schooljaar en eventueel de klas (indien nodig):
  4. Klik op de knop "Bewerken" naast de leerling.
  5. Kies de optie "Deze leerling heeft geen rijksregisternummer" en klik op de knop "Opslaan".
  6. Klik in het volgende venster op "Ja".
  7. De status van de leerling zal wijzigen naar "Rijksregisternummer niet gekend".

Leerling deblokkeren met een onverwachte naamswijziging

In Bingel zorg is het uiteraard zeer belangrijk dat de zorgdata van elke leerling correct wordt bewaard. Daarom staan we niet toe dat in Bingel beheer > klassen en leerlingen de naam van een leerling wordt aangepast of overschreven.

Indien er een kleine wijziging is bv. een accentje of een koppelteken, dan zal Bingel dit vrijwel altijd goedkeuren en zal de leerling snel gedeblokkeerd worden.

Indien er een grote wijziging is gedetecteerd bv. de naam van de leerling wordt overschreven door de naam van een andere leerling, dan neem je contact op met de Bingel helpdesk om dit na te kijken.


Was deze informatie nuttig?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)